Selamat Datang di Blog Orang IT. Sampai sekarang layanan pesan elektronik dari gmail terus mengalami pengembangan dan inovasi dari google , ada banyak fitur-fitur baru yang ditambahkan kedalam layanan gmail namun jarang ada pengguna yang mau memanfaatkan fitur tersebut karena tidak tau atau merasa tidak penting , padahal dengan mengetahui kelebihan gmail maka pengguna bisa lebih mahir dalam mengoperasikan layanan email.
Pada postingan kali ini saya akan membahas 13 fitur tersembunyi gmail yang jarang digunakan mulai dari membalas pesan email secara offline hingga menarik kembali pesan email yang terlanjur dikirim
Penasaran apa saja fitur canggih gmail yang jarang digunakan ? simak pembahasan kali ini baik-baik
1. Menginstall Add Ons
Sama seperti web browser , layanan gmail memiliki fitur addons untuk menambahkan fitur dari pihak ketiga.
Untuk menambahkan addons kedalam dashboard gmail anda tekan ikon setting (gerigi) lalu pilih tambahkan addons / dapatkan addons . Setelah itu akan muncul popup baru yang berisikan banyak sekali daftar addons untuk melengkapi kebutuhan anda
Contoh addons yang mungkin membantu pekerjaan anda dengan email adalah “PDFfiller for gmail” fungsinya untuk mengedit lampiran file PDF yang diterima secara langsung tanpa harus mengunduhnya terlebih dahulu dan mengeditnya menggunakan layanan lain.
Ada banyak addons yang tersedia dan mungkin itu akan membantu pekerjaan anda menjadi lebih efisien jadi ayo gunakan addons untuk meningkatkan produktivitas pekerjaan harian anda
2. Unsend / Undo email
Apakah anda secara tidak sengaja mengirimkan email yang belum diselesaikan kepada seseorang yang penting? itu tidak masalah karena gmail memiliki fitur unsend/menarik kembali email yang terlanjur dikirim sebelum melewati batas waktu 30 detik.
Jadi ketika anda sedang mengetik atau salah membalas email tidak perlu panik dan membuat permohonan maaf karena anda bisa langsung menarik pesan email tersebut dari inbox tanpa mereka sadari
Bagaimana cara melakukannya ? pertama anda harus mengaktifkan fitur ini terlebih dahulu atau secara default fitur pembatalan email yang terlanjur terkirim otomatis telah di set 5 detik. Pergi ke menu setting (ikon gerigi) klik setelan > buka tab umum > scroll kebawah cari “urungkan pengiriman” atur waktunya maksimal 30 detik. Berarti kalau sudah lebih dari 30 detik maka pesan yang dikirim tidak akan bisa ditarik kembali
Cara menggunakannya mudah , setiap kali anda mengirim email maka muncul notifikasi “pesan terkirim – urungkan” selama 30 detik , kalau anda ingin menarik kembali email cukup klik urungkan maka pesan akan ditarik dan anda dikembalikan kehalaman editor email sebelum dikirim.
Tapi ingat! maksimal penarikan email terkirim yang bisa dilakukan maksimal selama 30 detik saja dan apabila lebih dari itu maka pesan akan dikirim ke email tujuan dan anda tidak bisa lagi menariknya
3. Mengirim email rahasia
Yang ketiga adalah fitur mengirim email rahasia, ini sangat cocok bagi anda yang ingin mengirimkan pesan email yang memiliki durasi singkat karena isinya penting (data akun misalnya). Cara mengirimkan email rahasia mudah banget , klik tombol compose untuk menulis email
Lalu dibagian bawah ada ikon gembok dengan timer (aktifkan atau nonaktifkan mode rahasia) silahkan diklik
Setelah itu akan muncul popup pengaturan mode rahasia, bisa anda atur kapan email ini akan expired minimal 1 hari dan maksimal 5 tahun, anda juga bisa memberikan kata sandi agar ketika penerima email membuka pesan mereka harus memasukkan kata sandi terlebih dahulu
Apa yang terjadi kalau isi pesan email sudah expired? maka opsi meneruskan , menyalin , mencetak , mendownload konten yang ada didalam email akan dinonaktifkan
Anda bisa memastikan bahwa hanya penerima email sah saja yang bisa melihat isi email kiriman anda
4. Mengirim email secara otomatis/terjadwal
Selanjutnya adalah fitur mengirim email secara otomatis kepada client. Misalnya anda membuka jasa penulisan artikel dan membuat kesepatakan dengan client bahwa artikel akan dikirim setiap hari pada jam 16.00 tepat.
Anda tidak perlu harus stand by didepan laptop pada jam 16.00 dan mengirimkan lampiran email , cukup gunakan fitur penjadwalan maka pesan email akan dikirim kepada penerima berdasarkan waktu yang telah anda tetapkan
Bagaimana cara menggunakan fitur ini ? buka compose email sampai muncul jendela untuk mengetik email , coba lihat dibagian button send ada ikon drop up silahkan klik dan pilih “jadwalkan pengiriman”
Setelah itu akan muncul popup jadwal pengiriman email, silahkan diatur tanggal – jamnya sesuai kebutuhan
Sekarang anda tidak akan dimarahi client lagi karena masalah delay. Client jaman sekarang kalau delay pengiriman 1 jam saja pasti komplain namun dengan fitur penjadwalan email sekarang pesan anda bisa dikirim tepat waktu tanpa anda harus bersusah payah stand by didepan komputer
Email yang sudah dijadwalkan akan disimpan kedalam menu “terjadwal” tersusun rapi diantara menu inbox , spam , semua email , sampah silahkan dicari
Kalau email sudah dikirim otomatis akan hilang dari menu “terjadwal” jadi anda bisa langsung melihatnya pada menu “terkirim”
5. Balas email otomatis
Setiap orang pasti butuh liburan dan ingin terlepas dari hiruk pikuk pekerjaan yang seolah tiada habisnya. Terkadang saat sedang berlibur ada client yang menghubungi anda lewat email dan terkadang mereka juga marah karena anda tidak kunjung membalas.
Oleh sebab itu anda bisa mengaktifkan fitur balas pesan email masuk secara otomatis jadi, setiap ada email masuk otomatis akan dibalas oleh system
Bagaimana cara melakukannya ? ikuti petunjuk berikut ; masuk ke menu setting buka tab umum lalu scroll kebawah cari “penjawab saat libur/Vacation Reminder“
Centang untuk mengaktifkan lalu setting berapa lama liburan anda dibagian hari pertama-tanggal berakhir, isikan subject email dan pada pesan isikan keterangan bahwa anda sedang berlibur dan akan kembali pada tanggal <masukkan tanggal anda mulai bekerja kembali> setelah itu simpan perubahan, begini screenshootnya
Anda juga bisa menambahkan nomor darurat jika memang si pengirim email sedang benar-benar membutuhkan bantuan anda
Baca juga: Melindungi akun gmail dari hacker
6. Membaca email secara offline
Melalui browser google chrome anda bisa membaca email , mencari pesan email dan juga membalas pesan secara offline (schlude sampai mendapatkan koneksi internet) bagaimana cara melakukannya ? buka pengaturan > pergi ke tab offline > centang pengaturan aktifkan email offline
Disini anda bisa menentukan berapa kapasitas data email yang ingin anda download/simpan secara offline dikomputer anda, lakukan penyimpanan hanya dengan mengatur sinkronasi data selama 30 hari terakhir. Anda juga bisa mencentang “unduh lampiran” agar pesan-pesan yang memiliki lampiran file didalamnya bisa anda simpan
Terakhir anda bisa menetapkan apakah setelah logout dari email maka simpanan data offline akan dihapus dari komputer atau tidak
Kalau sudah tinggal disimpan perubahan dan tambahkan ke bookmark
Sekarang meskipun dalam keadaan offline anda bisa membuka pesan-pesan email masuk , mengunduh file lampiran dan membalas email secara offline. Namun balasan anda baru akan dikirim kepada penerima setelah anda online .. masa iya offline bisa mengirim data server 😷
Jangan mengaktifkan fitur ini pada komputer umum demi menjaga privasi dan kerahasiaan data anda
7. Menjadikan akun email sebagai client
Apakah anda memiliki beberapa email di layanan yang berbeda (gmail , yahoo , outlook dsb) ? jika iya anda bisa menjadikan akun gmail sebagai client kemudian menghubungkan semua akun email yang anda miliki diberbagai layanan yang berbeda
Caranya mudah , buka menu pengaturan > geser ke tab akun dan impor > masukkan semua akun email yang anda miliki
Apasaja yang dapat anda lakukan ? mengimpor email dari yahoo , hotmail , aol , akun webmail lainnya atau POP3
Akun gmail berbagi layanan dengan googledrive (default gratis 15GB storage) oleh karena itu pastikan data anda tidak lebih dari 15GB
8. Send mail as
Pada menu yang sama anda juga bisa mengirim email menggunakan akun yang berbeda melalui fitur send mail as
Anda bisa menggunakan identitas dari berbagai layanan yang anda miliki dengan mudah tanpa harus capek-capek membuka tab baru dan mengunjungi situs resmi emailnya
9. Menggunakan alamat email alternatif
Apaka anda sudah tau kalau gmail tidak menganggap tanda titik (.) sebagai karakter dalam pengalamatan email ? misal email saya helmykediri@gmail.com, saat ada yang mengirim email ke helmy.kediri@gmail.com maka sebenarnya email tersebut juga akan masuk ke akun email saya helmykediri@gmail.com. Jadi , dimanapun letak tanda titik yang diberikan dalam pengalamatan email maka hasil akhirnya pesan akan tetap diterima oleh email saya helmykediri@gmail.com
Hal yang sama juga berlaku untuk format alamat email random alamat contohnya ; email+kata random misalnya helmykediri+kerenbanget@gmail.com maka email yang anda kirim kesana akan tetap terkirim ke alamat email saya helmykediri@gmail.com apapun kata randomnya yang ditambahkan dibelakang alamat itu
Begitu juga ketika anda mengubah @gmail menjadi @googlemail juga tidak akan berpengaruh apapun karena pesan tetap terkirim ke inbox saya. Jadi, pada intinya satu akun email bisa memiliki berbagai alternatif alamat email yang bisa anda variasikan agar terlihat menarik
Sebelum menyebarkan alamat alternatif email anda sebaiknya dicoba dulu kalau sudah berhasil, baru dibagikan ke publik
10. Shortcut extra
Antara penting dan tidak penting namun itu akan memudahkan anda dalam mengoperasikan layanan gmail, jadi gmail menyediakan fitur keyboard shortcut extra yang bisa anda aktifkan secara bebas. Misal untuk mengirim pesan tinggal klik tombol C (compose) kemudian untuk membalas pesan masuk tinggal tekan tombol R (replay) dan masih banyak lagi shortcut yang bisa anda gunakan
Fitur ini akan membuat anda menghemat waktu saat ingin mengirim dan membalas pesan terutama bagi yang pekerjaanya berhubungan dengan surat menyurat elektronik pasti dibutuhkan skill keahlian untuk mengoperasikan email.
Sebelum menggunakan fitur shortcut extra anda harus mengaktifkannya terlebih dahulu, caranya buka menu setting > tab umum > pintasan keyboard > silahkan di aktifkan lalu scroll kebawah tekan simpan perubahan
Kalau sudah sekarang coba anda reload halaman gmail dan tekan C untuk membuka jendela compose dan buka inbox masuk lalu tekan R untuk membalasnya secara otomatis. Apasaja daftar shortcut yang bisa anda gunakan dalam dashboard gmail?
Silahkan baca disini ; https://support.google.com/mail/answer/6594
11. Custom keyboard shortcut
Fungsi shortcut yang ada pada point 10 diatas ternyata bisa disesuaikan dengan keinginan anda lho melalui perintah custom
Anda bisa mengubah pilihan shortcut keyboard untuk masing-masing action atau menambah shortcut yang sudah ada tapi belum diaktifkan
Bagaimana cara custom keyboard shortcut? buka menu setting gmail lalu geser ke tab advanced > scroll kebawah anda akan melihat pengaturan untuk “pintasan khusus keyboard” lalu pilih aktifkan. Simpan perubahan
Setelah itu masih dihalaman yang sama muncul tab setting baru yang bernama “keyboard shortcut” nah pada tab inilah anda bisa mengubah pengaturan shortcut keyboard sesuka hati
Baca juga: Trik membuat akun gmail secara massal
12. Pasang template
Gmail juga memiliki fitur template pesan. Maksud template disini bukan seperti tampilan dashboard gmail tapi mengirim pesan email yang bentuknya mirip, bukankah lebih cepat kalau pakai template?
Bagaimana cara menggunakannya ? buka menu setting pada gmail > buka tab lanjutan > scroll kebawah dibagian canned response/template pesan pilih enabled setelah itu halaman akan reload
Sekarang buka jendela compose dan tulis pesan email yang bagus lalu save sebagai template di menu more > canner response > save draft as template > save as new template
Sekarang kalau anda ingin membalas pesan dengan balasan yang mirip tinggal buka saja templatenya lalu kirim , selesai. Bisa juga disesuaikan dengan kebutuhan dengan menambahkan sebaris kata atau kalimat. Ini akan sangat memudahkan pekerjaan anda
13. Pencarian operator
Anda tau kolom pencarian di gmail support dengan format pencarian dengan operator , jadi anda bisa dengan mudah menemukan pesan khusus dengan format yang anda cari misalnya begini;
Anda sedang mencari email yang ada lampiran video youtubenya , maka tinggal ketikkan saja di kolom search “has:youtube” atau ingin memunculkan semua pesan masuk yang ada lampiran dokumennya tinggal ketika “has:document” dan beberapa perintah operator lainnya yang bisa anda pelajari sendiri disini
> https://support.google.com/mail/answer/7190
Demikian postingan mengenai fitur canggih dan tersembunyi gmail yang jarang digunakan/diketahui oleh pengguna akun gmail semoga bermanfaat. Jika ada yang ingin menambahkan atau berbagi pengalaman jangan sungkan menceritakannya dikolom komentar yang tersedia dibawah
Sekian dan terimakasih
